Politica de confidentialitate

Aceasta Politica de confidentialitate explica modul in care Unified Systems colecteaza, utilizeaza, transmite, protejeaza si pastreaza date cu caracter personal in legatura cu unifiedsystems.ro, produsele si serviciile Unified Systems, Unified Engine si comunicarile cu Clientii si potentialii Clienti.

Politica se aplica persoanelor fizice ale caror date sunt prelucrate direct, precum si reprezentantilor, angajatilor sau persoanelor de contact ale Clientilor si partenerilor persoane juridice.

Politica trebuie citita impreuna cu Termenii si conditiile si, atunci cand este relevant, cu Politica de cookies.

Operatorul principal al datelor prelucrate prin website si in cadrul relatiei comerciale Unified Systems este:

Operator

S.C. Eight Sigma S.R.L.

Denumire comerciala

Unified Systems

Sediu social

Bucuresti, Sector 1, Sos. Gh. I. Sisesti, nr. 303-309, Romania

CUI

51250206

Registrul Comertului

J2025008601008

Email

contact@unifiedsystems.ro

Telefon

0775 111 888

Pentru anumite operatiuni, furnizorii nostri pot actiona ca persoane imputernicite, operatori independenti sau operatori asociati, in functie de serviciul si rolul juridic concret al fiecarei parti.

Aceasta politica se aplica datelor prelucrate atunci cand vizitezi website-ul, ne contactezi, soliciti informatii, devii Client, cumperi un produs digital, utilizezi Unified Engine, efectuezi o plata, primesti o factura sau interactionezi cu tehnologii de masurare si advertising utilizate de Unified Systems.

La data acestei versiuni, website-ul nu utilizeaza conturi de utilizator si nu ofera un newsletter cu inscriere separata.

Website-ul nu utilizeaza in prezent formulare generale de contact. Contactul se realizeaza prin canalele indicate pe website si prin fluxurile necesare achizitiei produselor disponibile online.

Daca introducem ulterior conturi, formulare noi, newslettere sau alte mecanisme care schimba substantial modul de prelucrare, politica va fi actualizata.

Prelucram datele cu respectarea principiilor aplicabile privind legalitatea, echitatea, transparenta, limitarea scopului, minimizarea datelor, exactitatea, limitarea stocarii, integritatea si confidentialitatea.

Incercam sa colectam doar informatiile necesare pentru scopurile declarate si sa nu pastram date identificabile mai mult decat este justificat de scop, obligatii legale sau apararea unor drepturi.

In functie de interactiunea cu Unified Systems, putem prelucra urmatoarele categorii de date:

• nume si prenume;
• adresa de email;
• numar de telefon;
• date despre companie sau organizatie si rolul profesional;
• adresa website-ului furnizat pentru analiza;
• date de facturare si date fiscale;
• informatii despre comanda, produs, serviciu sau proiect;
• identificatori ai tranzactiei si starea platii;
• continutul comunicarilor purtate cu noi;
• date tehnice despre dispozitiv, browser si interactiunea cu website-ul;
• date despre sursa vizitei, campanii, conversii si evenimente digitale;
• informatii publice analizate de pe website-ul indicat de Client, atunci cand sunt relevante pentru produsul sau serviciul solicitat.

Nu solicitam in mod intentionat categorii speciale de date cu caracter personal pentru utilizarea obisnuita a serviciilor noastre.

Datele pot proveni direct de la tine, din comunicarile cu Unified Systems, din procesul de achizitie si plata, din date tehnice generate prin utilizarea website-ului, de la furnizori implicati in tranzactie sau din surse publice analizate in legatura cu website-ul indicat de Client.

Nu construim baza noastra de marketing prin cumpararea de liste de contacte.

Daca ne furnizezi date despre o alta persoana, trebuie sa ai dreptul de a face acest lucru si sa te asiguri, atunci cand este necesar, ca persoana respectiva a primit informatiile relevante privind prelucrarea.

Ne poti contacta prin email, telefon si WhatsApp. Prelucram datele comunicate pentru a identifica solicitarea, a raspunde, a continua discutia comerciala, a pregati o oferta sau a administra o relatie contractuala.

Cand utilizezi WhatsApp, datele sunt prelucrate si prin infrastructura furnizorului serviciului WhatsApp, conform propriilor sale conditii si politici.

O simpla solicitare de informatii nu inseamna automat inscrierea intr-o baza de marketing.

Pentru achizitia si livrarea unui raport Unified Engine putem solicita:

• nume;
• prenume;
• telefon;
• email;
• adresa website-ului care urmeaza sa fie analizat.

Clientul declara ca detine website-ul indicat sau ca are dreptul ori autorizarea necesara pentru a solicita analiza acestuia.

Datele sunt utilizate pentru contractare, identificarea comenzii, plata, generarea si livrarea raportului, suport, securitate, prevenirea abuzurilor si administrarea relatiei cu Clientul.

Raportul si datele de intrare pot fi pastrate in limitele perioadelor descrise in aceasta politica, pentru suport, verificarea livrarii, continuitatea relatiei comerciale si apararea drepturilor.

Unified Engine si alte servicii Unified Systems pot analiza informatii tehnice, structurale, comerciale si publice disponibile pe website-ul indicat de Client.

Scopul analizei este furnizarea produsului sau serviciului solicitat, nu construirea unei baze independente de date despre persoanele care apar pe acel website.

Daca analiza intalneste incidental date cu caracter personal publicate pe website-ul analizat, acestea vor fi prelucrate numai in masura in care sunt relevante si necesare pentru executarea analizei, sub rezerva obligatiilor legale aplicabile.

Platile online pentru produsele disponibile direct pe website sunt procesate prin NETOPIA Payments.

Furnizorul de plata poate prelucra datele necesare autorizarii, securizarii si administrarii tranzactiei conform propriilor sale obligatii si politici.

Unified Systems nu intentioneaza sa stocheze datele complete ale cardului. Putem primi si pastra informatii precum identificatorul tranzactiei, suma, moneda, starea platii si alte date necesare reconcilierii, suportului, prevenirii fraudei si contabilitatii.

Pentru emiterea si administrarea documentelor de facturare utilizam Oblio.

In acest scop pot fi transmise date precum numele sau denumirea Clientului, adresa de facturare, date fiscale, email, produsele sau serviciile facturate, valorile si informatiile necesare documentelor financiar-contabile.

Datele financiar-contabile sunt pastrate conform obligatiilor legale aplicabile.

Functionarea si securitatea website-ului pot genera date tehnice precum adresa IP, data si ora solicitarii, URL-ul accesat, tipul browserului, dispozitivul, sistemul de operare, erori, identificatori tehnici si date de securitate.

Aceste date pot fi utilizate pentru securitate, prevenirea abuzurilor, diagnosticarea incidentelor, administrarea infrastructurii si functionarea corecta a serviciului.

Unified Systems utilizeaza Unified Event Core, stratul tehnic first-party denumit Unified Tracking, pentru standardizarea in browser a 21 de evenimente canonice despre interactiunea cu website-ul.

Cele 21 de contracte acopera vizualizari de pagini sau sectiuni, interactiuni cu elemente, sursa vizitei, parametri de campanie, actiuni comerciale, fluxul Unified Advisor si metadate tehnice necesare masurarii. Textul introdus in Advisor, intentia si URL-urile WhatsApp nu fac parte din payload-ul Analytics V1.

Generarea unui eveniment Unified nu inseamna automat transmiterea sa catre un furnizor extern. Arhitectura Analytics V1 permite transmiterea catre Google Analytics 4 si Microsoft Clarity numai cu acord pentru Analytics, iar catre Meta Pixel si Meta Conversions API numai cu acord pentru Advertising.

In arhitectura Analytics V1, Google Analytics 4 este furnizorul pentru masurarea utilizarii website-ului, intelegerea performantei continutului, analiza surselor de trafic si masurarea actiunilor relevante. Tagul GA4 poate fi incarcat si poate primi evenimente numai cu acord pentru Analytics.

Google Tag Manager este stratul de administrare a tag-urilor si tehnologiilor de masurare din Analytics V1. Containerul GTM Version 2 respecta categoriile independente de consimtamant si nu activeaza tag-uri neesentiale inainte de acordul corespunzator.

In functie de configurare si de alegerea utilizatorului, Google poate primi identificatori tehnici si informatii privind dispozitivul, browserul, paginile accesate, evenimentele, campania si conversiile.

Configuratia foloseste Google Consent Mode v2 Basic: semnalele pentru Analytics si Advertising sunt implicit denied, iar tag-urile neesentiale nu sunt activate inainte de acordul corespunzator.

In arhitectura Analytics V1, Microsoft Clarity este furnizorul din categoria Analytics utilizat pentru intelegerea interactiunilor cu website-ul si identificarea problemelor de utilizabilitate si experienta, cu configuratia Balanced.

Clarity poate procesa informatii despre navigare si interactiune, cum ar fi paginile vizitate, click-uri, scroll, caracteristici tehnice ale dispozitivului si alte date necesare furnizarii serviciului de analiza.

Clarity este implicit OFF, nu este incarcat fara acord pentru Analytics si nu primeste evenimente atunci cand aceasta categorie este refuzata.

Google Ads nu este activat si nu face parte din Analytics V1. Includerea sa intr-o versiune distincta reprezinta o schimbare separata, supusa verificarii tehnice si juridice.

Inaintea unei eventuale activari trebuie verificate configuratia efectiva, categoria de consimtamant, datele transmise si necesitatea actualizarii acestei politici.

In arhitectura Analytics V1, Meta Pixel si Meta Conversions API sunt componente din categoria Advertising pentru masurarea performantelor campaniilor, atribuirea conversiilor, deduplicarea evenimentelor si optimizarea publicitatii pe platformele Meta.

Meta Conversions API transmite server-side exclusiv evenimentul `Contact` pentru interactiunile comerciale aprobate Home WhatsApp, Product WhatsApp, Project WhatsApp si Advisor handoff. Pixel si CAPI folosesc acelasi nume de eveniment si acelasi event_id pentru deduplicare.

Pentru Event Matching, Meta poate primi event_name, event_id, event_time, sursa comerciala aprobata, URL-ul sanitizat, adresa IP si User-Agent-ul reale si, daca exista legitim, identificatorii Meta de browser `_fbp` si `_fbc`. Nu sunt extrase sau transmise automat emailul, telefonul, mesajele Advisor ori continutul WhatsApp.

Meta Pixel si Meta Conversions API sunt implicit OFF si functioneaza numai dupa acord pentru Advertising. Adresa IP si identificatorii de matching nu sunt stocati in forma bruta in D1 sau in logurile aplicatiei; IP-ul este utilizat tranzitoriu si pentru generarea unui digest HMAC temporar necesar limitarii abuzului.

Website-ul poate utiliza cookies, stocare locala, identificatori si tehnologii similare pentru functionare, securitate, preferinte, analytics si advertising.

Tehnologiile strict necesare pot functiona fara consimtamant atunci cand sunt indispensabile furnizarii serviciului solicitat sau functionarii tehnice necesare.

Tehnologiile neesentiale sunt activate in conformitate cu cerintele legale privind consimtamantul.

Alegerea valida este memorata timp de 180 de zile, daca nu este modificata sau stearsa anterior. Inventarul tehnic confirmat si regula de validare ulterioara prin scanare LIVE sunt descrise in Politica de cookies.

Unified Systems poate transmite comunicari comerciale ocazionale despre propriile produse, servicii, functionalitati, proiecte sau oferte.

Baza juridica si regulile aplicabile difera in functie de relatia cu persoana si canalul de comunicare.

Mesajele strict necesare pentru executarea unui contract, confirmarea unei plati, livrarea unui raport, facturare, suport sau raspunsul la o solicitare nu sunt tratate ca marketing doar pentru faptul ca sunt transmise prin email sau telefon.

Atunci cand Unified Systems obtine direct adresa de email a unui Client cu ocazia vanzarii unui produs sau serviciu, adresa poate fi utilizata pentru comunicari comerciale privind propriile produse sau servicii similare, in conditiile permise de lege.

Clientului i se va oferi in mod clar si gratuit posibilitatea de a se opune acestei utilizari, atat atunci cand sunt obtinute datele, cat si in fiecare comunicare comerciala ulterioara.

Daca Clientul se opune marketingului direct, datele nu vor mai fi utilizate in acest scop.

Pentru persoane care nu intra in exceptia aplicabila Clientilor existenti, comunicarea comerciala prin email se realizeaza pe baza consimtamantului atunci cand acesta este cerut de lege.

Pentru comunicari promotionale prin SMS sau WhatsApp, daca vom utiliza aceste canale pentru marketing, vom solicita consimtamant expres.

Consimtamantul poate fi retras in orice moment, fara ca retragerea sa afecteze legalitatea prelucrarii efectuate anterior retragerii.

La data acestei versiuni, website-ul nu opereaza un mecanism separat de abonare la newsletter.

Executarea contractului sau demersuri precontractuale

Pentru solicitari comerciale, comenzi, Unified Engine, livrarea produselor, suport si administrarea relatiei cu Clientul.

Obligatie legala

Pentru facturare, contabilitate, taxe, raspunsul la solicitari legitime ale autoritatilor si alte obligatii prevazute de lege.

Interes legitim

Pentru securitate, prevenirea abuzurilor, apararea drepturilor, administrarea relatiei comerciale si anumite comunicari catre Clienti existenti, in limitele si conditiile legale aplicabile.

Consimtamant

Pentru tehnologii neesentiale de analytics sau advertising si pentru comunicarile comerciale pentru care legea solicita consimtamant.

Atunci cand ne bazam pe interes legitim, urmarim existenta unui interes real si legitim si evaluam impactul asupra drepturilor si libertatilor persoanei vizate.

Datele pot fi transmise, in masura necesara, urmatoarelor categorii de destinatari sau furnizori:

• NETOPIA Payments pentru procesarea platilor;
• Oblio pentru facturare si documente financiar-contabile;
• Google, numai unde exista acord pentru Analytics, pentru Google Analytics 4 si Google Tag Manager; Google Ads nu este activat in Analytics V1;
• Microsoft, numai cu acord pentru Analytics, pentru Microsoft Clarity;
• Meta, numai cu acord pentru Advertising, pentru Meta Pixel si Meta Conversions API si, atunci cand folosesti WhatsApp, pentru infrastructura WhatsApp;
• furnizori de hosting, CDN, infrastructura, securitate, backup si servicii tehnice;
• furnizori de email, telecomunicatii si mesagerie;
• consultanti juridici, fiscali, contabili sau tehnici, atunci cand este necesar;
• autoritati sau institutii publice atunci cand exista o obligatie legala sau o solicitare valabila.

Nu vindem datele personale ca produs comercial.

Infrastructura finala de hosting pentru Unified Engine nu este inca stabilita. Aceasta politica va fi verificata si, daca este necesar, actualizata inainte de lansarea infrastructurii finale.

Unii furnizori globali utilizati de Unified Systems pot prelucra date in tari din afara Spatiului Economic European.

Cand un transfer international necesita garantii suplimentare, transferul trebuie sa se bazeze pe un mecanism permis de legislatia aplicabila, cum ar fi o decizie de adecvare, clauze contractuale standard sau alte garantii recunoscute de GDPR.

Conditiile concrete pot varia in functie de furnizor, regiunea infrastructurii si configurarea serviciului.

Nu aplicam o regula de pastrare nelimitata. Perioada depinde de scopul prelucrarii, relatia cu persoana si obligatiile legale.

Solicitari care nu duc la un contract

De regula pana la 3 ani de la ultima interactiune relevanta, daca nu exista un motiv pentru stergere mai devreme sau pentru pastrare mai lunga.

Relatii contractuale si comerciale

Pe durata relatiei si, de regula, pana la 3 ani dupa incetare pentru administrarea relatiei si apararea drepturilor, fara a afecta perioadele legale mai lungi.

Unified Engine

Datele de identificare, datele comenzii, inputurile si raportul pot fi pastrate de regula pana la 3 ani dupa livrare sau incheierea relatiei relevante.

Documente financiar-contabile

Se pastreaza pentru perioada prevazuta de legislatia contabila aplicabila. La data acestei politici, regula generala relevanta este de 5 ani, calculati de la 1 iulie a anului urmator celui incheierii exercitiului financiar in care au fost intocmite.

Loguri tehnice si de securitate

De regula pana la 12 luni, cu posibilitatea unei perioade mai lungi daca sunt necesare investigarii unui incident sau apararii unor drepturi.

Marketing

Pana la opozitie, retragerea consimtamantului sau incetarea temeiului aplicabil. Putem pastra o evidenta minima de tip suppression list cat timp este necesar pentru a respecta opozitia si a evita reintroducerea persoanei in campanii.

Dovada consimtamantului sau a alegerilor

Poate fi pastrata atat timp cat este necesar pentru demonstrarea respectarii obligatiilor legale, inclusiv dupa retragerea consimtamantului.

Datele pot fi pastrate mai mult atunci cand exista o obligatie legala, un litigiu, o investigatie, o creanta sau necesitatea constatarii, exercitarii ori apararii unui drept.

Unified Systems adopta masuri tehnice si organizatorice proportionale cu natura datelor, sistemele utilizate si riscurile identificate.

Aceste masuri pot include controlul accesului, autentificare, separarea drepturilor, criptarea transmisiilor, backup, monitorizare, jurnalizare, actualizari de securitate si proceduri de raspuns la incidente, in functie de sistemul concret.

Niciun sistem conectat la internet nu poate oferi securitate absoluta, insa masurile sunt evaluate si adaptate in functie de riscuri si de evolutia infrastructurii.

Unele produse Unified Systems pot utiliza automatizari, algoritmi, software si modele de inteligenta artificiala pentru analiza, clasificare, generarea unor rezultate sau eficientizarea proceselor.

La data acestei politici, Unified Systems nu intentioneaza sa adopte fata de persoanele vizate decizii bazate exclusiv pe prelucrare automata care produc efecte juridice sau le afecteaza in mod similar intr-o masura semnificativa.

Un raport sau o recomandare generata de Unified Engine reprezinta un rezultat informational sau analitic si nu constituie prin ea insasi o astfel de decizie juridica automatizata asupra persoanei.

In conditiile GDPR, poti beneficia, dupa caz, de urmatoarele drepturi:

• dreptul de acces la date;
• dreptul la rectificarea datelor inexacte;
• dreptul la stergere, atunci cand sunt indeplinite conditiile legale;
• dreptul la restrictionarea prelucrarii;
• dreptul la portabilitatea datelor, atunci cand este aplicabil;
• dreptul la opozitie fata de anumite prelucrari;
• dreptul de a retrage consimtamantul in orice moment pentru prelucrarile bazate pe consimtamant;
• dreptul de a depune o plangere la autoritatea de supraveghere;
• drepturile aplicabile in legatura cu deciziile bazate exclusiv pe prelucrare automata, atunci cand este cazul.

Pentru exercitarea drepturilor ne poti contacta la contact@unifiedsystems.ro.

Este posibil sa solicitam informatii rezonabile pentru verificarea identitatii atunci cand acestea sunt necesare pentru a evita divulgarea datelor unei persoane neautorizate.

Vom raspunde solicitarilor in termenul prevazut de GDPR. In mod normal, termenul este de o luna de la primirea cererii si poate fi prelungit in cazurile permise de regulament.

Daca consideri ca prelucrarea datelor tale incalca legislatia aplicabila, poti depune o plangere la Autoritatea Nationala de Supraveghere a Prelucrarii Datelor cu Caracter Personal.

Putem actualiza aceasta politica atunci cand se modifica legislatia, website-ul, serviciile, furnizorii, infrastructura, tehnologiile de tracking, produsele Unified Engine sau fluxurile comerciale.

Versiunea publicata va indica data ultimei actualizari.

Modificarile importante vor fi reflectate in continutul acestei pagini si, atunci cand este necesar, prin alte mecanisme adecvate de informare.

Pentru intrebari privind aceasta Politica de confidentialitate sau prelucrarea datelor personale:

Denumire comerciala

Unified Systems

Operator

S.C. Eight Sigma S.R.L.

Sediu social

Bucuresti, Sector 1, Sos. Gh. I. Sisesti, nr. 303-309, Romania

CUI

51250206

Registrul Comertului

J2025008601008

Email

contact@unifiedsystems.ro

Telefon

0775 111 888